Como fazer o Gerenciamento Matricial de custos e despesas – Integrado com os conceitos de Orçamento Matricial e OBZ

O consultor Paschoal Russo*, na forma de perguntas e respostas, preparou um conteúdo relevante sobre os pontos que tem gerado maior curiosidade e dúvidas nos executivos que tem na sua agenda de prioridades a buscas por eficiência máxima no controle de despesas, custos e investimentos.

*Consultor financeiro em empresas, engenheiro, doutor em controladoria e contabilidade pela FEA/USP e professor universitário

Objetivo deste artigo

O cenário de alta competitividade, mais a instabilidade econômica e política, têm levado as empresas a buscarem processos de gestão de despesas, custos e investimentos que sejam mais efetivos.

Não se trata somente de buscar uma redução no patamar de despesas, custos e investimentos.

A efetividade de manifesta na busca de despesas, custos e investimentos adequados às expectativas de receita.

Como resposta a esta demanda por eficiência nos gastos e investimentos cada vez maior, as empresas têm recorrido às técnicas Gerenciamento Matricial de custos e despesas valendo-se dos conceitos provenientes do Orçamento Base Zero (OBZ) e Orçamento Matricial (OM).

Perguntas e repostas

Pergunta: O que são o OBZ (Orçamento Base Zero) e o OM (Orçamento Matricial)?

  • São técnicas de gestão orçamentária, ou seja, são formas pelas quais o orçamento pode ser elaborado e acompanhado.
  • A principal contribuição dessas duas abordagens é que ambas propõem um processo de reflexão e de acompanhamento mais detalhados e aprofundado para elaboração e controle dos gastos e investimentos.
  • É abandonada uma prática usual do orçamento convencional que é a proposição dos gastos com base em uma tendência (passado + ou – um%), muitas vezes desvinculados de objetivos e metas definidos pelo planejamento.

Pergunta: Como funciona o OBZ?

  • O OBZ parte do princípio que todos os gastos devem ser repensados como se fosse a primeira vez que eles acontecem na empresa.

Para tanto, o OBZ se vale de dois conceitos:

  1. Um instrumento que se chama Pacote de Decisões que avalia um tema ou processo ou atividade específica, e propõe um conjunto de decisões para atingir objetivos do negócio e que levem a um gasto mais inteligente com base nas contas contábeis a ele estão associadas.
  2. Limiar de Despesas que leva em consideração a identificação do gasto mínimo, aquele que seria suficiente para permitir que somente as atividades essenciais de cada departamento não fossem interrompidas.
  • Para exemplificar, suponha a criação de um Pacote de Decisões sobre a gestão de facilities.

Nesse Pacote de Decisão, todas as contas contábeis que estariam envolvidas com um objetivo relacionado a melhoria da eficiência ou eficácia de facilities seriam agrupadas, e se buscaria responder a seguinte questão: como devemos agir para sermos mais eficiente com os propósitos organizacionais, relativamente aos gastos associados a esse Pacote de Decisão?

  • A busca pelas respostas possíveis exige a revisão de processos, estabelecimento de projetos, priorização de projetos e a ação, no sentido de promover a mudança esperada, ou seja, exige competências analíticas aprofundadas e capacidade de gestão de mudança.

Pergunta: Como funciona o OM (Orçamento Matricial)?

  • O OM também parte do princípio da revisão dos gastos no momento de sua concepção, mas para tanto se vale da metodologia PDCA (Plan, Do, Check e Act) de forma integrada com a dupla checagem de dois grupos de interessados que são chamados de Gestores de Entidades e de Pacotes de Decisão (Veja imagem abaixo).

  • No OM Gestores de Entidade são os responsáveis pelas UNs (business units) e departamentos enquanto que os Gestores de Pacotes são responsáveis pela gestão de um grupo de contas contábeis específicos com objetivo de aumentar a eficiência dos recursos vinculados à estas contas para redução das despesas e, consequentemente, aumento dos lucros da empresa.
  • A gestão cruzada entre gestores de entidade e de pacotes promove um processo de melhoria contínua em cada gasto, contemplando necessidades especificas das unidades versus as da organização com um todo, além de agir nas causas e nas falhas para que não mais aconteçam, sustentando assim o nível de eficiência mais alto.

Conclusão deste artigo – as últimas perguntas

Pergunta: Qual técnica é a melhor: o OBZ ou o OM?

  • Não se pode afirmar que exista uma técnica melhor, o OBZ ou o OM, mas sim que ambas são boas técnicas e auxiliam no atingimento de metas e objetivos.
  • Cada uma delas requer expertises específicas e são mais adequadas a determinado tipo de cultura organizacional.

Pergunta: Ao utilizar o OBZ ou o OM posso deixar de usar o Budget convencional?

  • Nenhuma dessas duas técnicas elimina a necessidade do uso do budget convencional. Entretanto, o controle dos gastos proporcionado pelo OM pode substituir, em grande parte, o controle de variações que é feito no processo do orçamento convencional.

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