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Utilizando subgrupos em subtotais

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(Este conteúdo faz parte do artigo Subtotais)

O que é?

É através do recurso Subtotais que podemos gerar totalizações de registros por grupos ou Subgrupos de dados. Os dados agrupados baseiam-se em uma classificação deles por uma ou mais colunas. Se quisermos ver todos os funcionários agrupados por lojas, é só fazer uma classificação principal dos dados por lojas e uma classificação secundária por funcionários. Desta forma é possível criarmos subgrupos em Subtotais.

Obs: esta aplicação é semelhante a ferramenta tabela dinâmica

Exemplo

Somos um escritório de contabilidade e devemos efetuar pagamentos de comissões para os vendedores de diversas empresas. Para tanto, temos uma planilha com os dados de venda das diferentes lojas e podemos então classificar seus dados pelos vendedores. Sendo assim, teremos gerado um relatório de vendas totalizando por vendedor, conforme mostraremos:

Primeiramente classifique a tabela selecionando alguma coluna (não importa se a ordem for crescente ou decrescente), dessa forma você estará agrupando todos os vendedores.

A seguinte janela se abrirá:

Conforme supracitamos, não importará a ordem de classificação (se crescente ou decrescente).

Agora vamos usar o recurso subtotais. O primeiro passo é selecionar a tabela inteira.

Nesta janela, encontraremos as opções do recurso Subtotais que estão melhor descritas no artigo Subtotais.

Em nosso modelo, a cada alteração no Cliente, utilizaremos a opção ContNúm para adicionar o subtotal a Comissão. Isso fará com que, se alterarmos algo no valor ou mesmo no nome do cliente, modifiquemos também a quantidade de comissões a serem pagas.

Segue nossa tabela, após aplicarmos o recurso estudado:

Note que do lado esquerdo da tabela, quando apresentada com subtotais, são apresentados símbolos – e +. Esses símbolos servem para aplicar nos subtotais filtros de visualização (exibição).

Criando Totalizações em SubGrupos

No exemplo em questão, observaremos que, o primeiro subgrupo foi definido com o cliente Ática. Ao clicarmos no seu botão “-“, logo ele se tornará “+” e obteremos este resultado:

Agora já sabemos com este quadro que o Vasco deve receber 4 comissões do seu subgrupo, ou seja, loja Ática.

Se quisermos efetuar o mesmo procedimento para os demais vendedores, basta clicar sobre o botão 2 no topo da imagem e teremos a seguinte imagem:

Ao selecionarmos o botão 1, teremos uma contagem global de nosso trabalho:

Já o botão 3, acionará a tabela em sua forma original, porém com o recurso dos subtotais já incluído.

Conclusão

Este recurso tornou altamente fácil a verificação de quantidade de vendas (conseqüentemente o número de comissões) que devem ser pagas aos funcionários das lojas.

Podemos então verificar que o recurso de Subgrupos em Subtotais é uma ferramenta poderosa quando estivermos dentro de uma planilha extensa e precisarmos localizar dados específicos de determinadas informações que não estariam tão prontamente acessíveis de se visualizar se utilizássemos o recurso do Auto-Filtro, por exemplo.

Pratique!