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Importando e editando um arquivo XML

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Introdução

Uma das capacidades adquiridas pelo Microsoft Excel, com a incorporação das funções XML no Microsoft Office, foi a de importar e até mesmo editar diretamente arquivos XML.

A capacidade de edição é considerada uma forma mais organizada de alterar conteúdo do arquivo de forma bastante facilitada.

Abaixo segue um arquivo XML visto no bloco de notas em texto simples:

Este arquivo pode ser aberto no Microsoft Excel de duas formas. Uma delas é pelo próprio Windows, clicando com o botão direto do mouse sobre o arquivo, selecionando Abrir com, e escolhendo o Microsoft Excel:

Outra forma seria, dentro o próprio Excel, clicar no menu Dados->XML->Importar:

Qualquer que seja a forma de fazer o meio de importação, a seguinte tela é exibida:

Use esta opção quando desejar ver todos os dados em uma lista. As listas agem como unidades de coesão. Para entender melhor, imagine as listas como planilhas que estão dentro de planilhas maiores. É possível manipular os dados de uma lista separadamente da planilha que a envolve. Por exemplo, você pode classificar os dados, reorganizar as linhas e, até certo ponto, reorganizar as colunas de uma lista sem afetar as células ao redor.

Use esta opção quando você ou outros usuários precisarem exibir os dados em um arquivo, mas não precisarem (ou desejarem) manipulá-los. As planilhas somente leitura oferecem uma maneira rápida de criar relatórios comerciais e outros tipos de arquivos que você não deseja que os usuários alterem. Quando esta opção for selecionada, o Excel exibirá os dados em uma grade estática.

Ao usar o painel de tarefas Código-fonte XML para criar um mapa, você vincula ou liga uma célula de uma planilha a um elemento do arquivo XML. A importação de dados para o mapa preenche as células com dados. Essa é a opção mais flexível e poderosa para trabalhar com dados XML. Por exemplo, digamos que o seu departamento de vendas armazene seus dados como XML e que você precise criar um relatório resumindo a atividade mensal de vendas. Quando o departamento de vendas postar os novos dados, você poderá importá-los para um mapa ou configurar um sistema que atualize suas planilhas automaticamente. Esta figura mostra uma planilha com um mapa preenchido. O Excel coloca uma borda azul ao redor das células mapeadas.

Como uma lista XML

Para este caso, selecionaremos a primeira opção. Isto fará com que os dados do arquivo XML sejam colocados na planilha atual em forma de tabela e automaticamente transformará em uma lista, disponibilizando todos os recursos desta para edição, como mostra a figura abaixo:

Esta forma de acesso ao arquivo XML permite edição direta, respeitando toda a formatação solicitada por este. Para fazer um teste, adicione um novo registro com os seguintes dados:

TITULO: Lilás

ARTISTA: Djavan

PAIS: Brazil

COMPANIA: Sony

PRECO: 12,9

ANO: 1984

Após isso, para salvar estes dados no arquivo XML existem também dois caminhos. Um deles é ir ao menu Salvar como... (atalho F12) e na caixa de diálogo, selecionar na caixa tipo de arquivo a opção Dados XML (atenção, Arquivo XML e planilha XML são coisas diferentes), dar um nome ao arquivo e salvar normalmente.

Outra opção é ir ao menu Dados->XML->Exportar e proceder da mesma forma. Salve o arquivo XML com o mesmo nome do anterior. Abra então o arquivo XML no bloco de notas e veja o resultado:

Os dados do novo registro foram adicionados normalmente, sem que fosse preciso entender como o XML está montado ou mesmo como funciona. Tudo isso sem alterar o formato padrão do arquivo. Outras operações como exclusão e atualização também funcionarão sem problemas.

Todos estes recursos são acessíveis por macros VBA, podendo ser totalmente automatizados, sem que haja qualquer intervenção dos usuários.

Como uma pasta de trabalho somente leitura

Como o próprio nome diz, esta opção fará com que os dados sejam exibidos apenas para leitura. Desta forma, o Excel simples encontrará uma forma de dispor os dados na planilha, não adicionando quaisquer recursos com Lista. O resultado desta opção pode ser vista na figura a seguir:

Criar um mapa a partir da estrutura e importar dados para o mapa

Esta é uma opção interessante. Ao selecioná-la, o Microsoft Excel dispõem no Painel de Tarefas todos os campos ou colunas do XML em uma estrutura de árvore, no estilo Windows Explorer. Ao selecionar esta opção com o mesmo arquivo usado acima, temos o seguinte resultado:

Através do Painel de Tarefas, é possível arrastar os campos que deseja da lista ou até mesmo a lista inteira, da mesma forma que é feito na tabela dinâmica. Experimente selecionar alguns campos como ARTISTA e PRECO arrastando-os para a planilha:

Inicialmente o Excel não preenche os dados, tornando esta uma fase de "modelagem" da planilha. Para preencher os dados, basta clicar na opção Atualizar Dados XML da barra de ferramentas Lista.

Veja o resultado:

A partir deste ponto, a edição ocorre da mesma forma como na primeira opção.

Importante: É bom notar que existem diferenças entre as opções Planilha XML e Dados XML na caixa de diálogo Salvar como. Uma Planilha XML mantém as características de uma Pasta de trabalho do Microsoft Excel propriamente dita. Salvar a mesma planilha em que foram importados os dados como uma Planilha XML resulta no seguinte:

É possível perceber que a estrutura do arquivo é bem diferente. Um arquivo Planilha XML mantém as características do Microsoft Excel (note que propriedades como Versão do aplicativo, título, data de criação são adicionados), tanto que, apesar de possuir a extensão XML, o ícone é característico do Excel. Além disso, operações de abertura e edição desta planilha seguem o mesmo padrão das tradicionais.

Já o arquivo de Dados XML mantém o padrões de um arquivo XML comum, indicado para uso em integração com outros aplicativos ou sistemas.

Conclusão

Vimos algumas formas de trabalhar com arquivos XML dentro do Microsoft Excel. Além da importação, vimos também como exportar os dados mantendo a estrutura original do arquivo. Sendo uma das promessas da Microsoft, a integração com o XML torna toda a suíte Office uma forte ferramenta para uso no dia a dia das empresas.