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O risco de áreas invisíveis em planilhas

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O risco de áreas invisíveis em planilhas

Uma necessidade comum na produção de planilhas é ocultar células que contém valores que compõem cálculos ou representam determinadas referências ou critérios para esta.

É uma atitude comum colocar estes valores em áreas em que o usuário não possa prontamente vê-los na planilha. Um exemplo disto seria colocar a largura ou altura das células que contém estes valores para 0 (zero). Outra prática comum é alterar a formatação de tal forma que os dados fiquem invisíveis, por exemplo, colocando a cor da fonte igual a cor de fundo da célula.

Veja uma planilha de exemplo onde aplicaremos a prática de ocultar dados alterando a largura de uma coluna:

Supondo que a cotação do dólar não fosse uma informação interessante de ser alterada ou sequer mesmo vista, uma possibilidade seria ocultar a coluna em que está contido este valor. Clicando com o botão direito na coluna E, é mostrado o menu onde escolheremos a opção Ocultar conforme a figura abaixo:

Na verdade, o recurso Ocultar neste menu apenas coloca a largura da coluna para o tamanho 0 como citada anteriormente, enquanto o comando Reexibir retorna a largura, ou altura no caso da linha para seu tamanho original. O resultado seria nossa planilha mostrada da seguinte forma:

É um resultado satisfatório, porém, usuários mais experientes ou mesmo curiosos notariam a falta da coluna E na planilha, gerando a suspeita da existência de dados ocultos. Além disso, a coluna C que contém os valores dos produtos em R$ faz referência a uma célula da coluna E. Isso já é suficiente para possibilitar a fácil descoberta destes valores, sendo uma simples ação de Reexibir os colocaria a mostra.

Uma outra forma de ocultar os dados é alterar a formatação de tal forma que a cor da fonte seja igual à cor de fundo. Nesta mesma planilha, faremos isso nos dados da cotação do dólar. Limpamos as formatações de borda e colocamos a cor da fonte para branco. Veja o resultado:

Os dados da cotação permanecem possibilitando os cálculos de preço em R$. Porém, este caso é mais frágil, pois esta proteção poderia ser descoberta com uma simples ação de seleção das células, por exemplo:

Outra forma simples de quebrar tal proteção é caso o usuário quisesse alterar a cor de fundo ou da fonte de todas as células da planilha, o que levaria esta área a tornar-se completamente visível.

Posto tudo isto, já é possível perceber a fragilidade do uso destas técnicas para proteção dos dados de uma planilha.

Alguns problemas gerados pelas áreas invisíveis, mesmo que elas não sejam descobertas

Mesmo que o usuário não descubra ou mesmo não tenha interesse em manipular as áreas invisíveis, outros problemas podem surgir.

Um exemplo é quando o usuário deseja alterar a formatação da planilha, seja alterando cores, adicionando ou removendo linhas.

O Excel é inteligente o suficiente para atualizar as referências mesmo quando de alterações estruturais na planilha, porém, caso seja necessário fazer manutenção, toda a organização inicial utilizada será perdida, tornando este processo muito trabalhoso.

Algumas soluções para o uso de áreas invisíveis

Mesmo com os problemas citados, existem alternativas para utilizar áreas invisíveis como recurso.

A mais indicada é trabalhar com a proteção da planilha, disponibilizando para o usuário apenas a edição das áreas pertinentes, mantendo travadas as células que contém os valores que se deseja proteger.

O inconveniente deste método, é que a estrutura da planilha ficará travada para edição caso o usuário precise promover modificações nesta.

Solução

Para proteger os dados utilizados em fórmulas de maneira eficiente, as recomendações em planilhas são:

Isso ajuda a isolar os dados e a estrutura da planilha, facilitando futuras manutenções.

Nomear os intervalos utilizados nas fórmulas auxilia a não identificação das fontes de dados desta, além de facilitar a leitura da fórmula.

Estas práticas ou o conjunto delas garantem um nível de proteção adequado, preservando a estrutura e funcionamento das planilhas.