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Diversas dicas para obter o máximo da ferramenta tabela dinâmica

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A tabela dinâmica oferece tantos recursos que a impressão que se tem é que quanto mais você explorar esta ferramenta mais encontrará recursos que atendam as suas necessidades. Parece uma fonte inesgotável de diferentes tipos de cálculos, comparações e análises, variando de acordo com a estrutura de dados disponível.

Por esta razão, este tópico tem o intuito de disponibilizar dicas e exemplos que ampliem o seu conhecimento sobre tabelas dinâmicas bem como o ajudem a extrair muito mais informações de seus dados do que inicialmente havia imaginado.

Ordene seus dados com base em outro campo

Para atingir resultados específicos é possível que você queira classificar seus rótulos com base nos valores de outro campo. Um exemplo, é a classificação dos fornecedores com base na soma do campo de total de compras. Para isso, clique duas vezes sobre o código do fornecedor.

Em Campo da tabela dinâmica, clique em Avançado.

Em Opções avançadas de campo da tabela dinâmica, vá em Opções de AutoClassificação e escolha Decrescente.

Depois, escolha em Usando campo, o campo Soma de Total. Clique em OK duas vezes para retornar a tabela.

Veja o resultado desta classificação:

Agrupar por datas

É comum trabalharmos com dados que envolvam datas. Em sua análise é possível que seja necessário agrupar informação por ano, mês, trimestres entres outros. Para aplicar este recurso, arraste o campo de data para a área de linha, coluna ou página da tabela dinâmica. Clique com o botão direito sobre o campo e escolha a opção Agrupar e mostrar detalhes e depois clique em Agrupar.

O Excel notará que está trabalhando com um campo de datas e exibirá diferentes opções de agrupamento. Você pode até mesmo escolher mais de um agrupamento, para ver os dados por semestre e por ano, por exemplo. Em nosso exemplo, você deverá clicar em Meses e em seguida em OK.

O resultado deste agrupamento de dados será como exibido na figura abaixo:

Desabilite o recurso de Autoformatação

Umas das coisas que sempre altera a estrutura das planilhas é que, por padrão, o Excel sempre realiza o redimensionamento das colunas para que elas fiquem com a mesma largura do rótulo. Isso nem sempre é bom, já que este redimensionamento deixa os números tão longe uns dos outros prejudicando a análise dos dados.

Para desabilitar este padrão e poder controlar a largura das colunas, clique no menu de tabela dinâmica na barra de tarefas e em seguida, clique sobre Opções de tabela dinâmica.

Em Opções da tabela dinâmica, desmarque a opção AutoFormatação. Clique em OK para confirmar.

Alterando a maneira como os dados são exibidos

Em alguns casos, é mais importante saber a participação percentual que cada valor contribuiu para o todo do que o valor absoluto. Neste caso, você poderá exibir valores percentuais com base no total de uma coluna. Para atingir a este valor, clique com o botão direito do mouse sobre a coluna que estão os dados desejados e escolha Configurações de campo.

Em Campo da Tabela Dinâmica, clique em Opções e escolha Mostrar dados como % da coluna.

Clique em OK para checar o novo rearranjo dos dados na tabela dinâmica.

Ampliando a tabela dinâmica com mais detalhes

Se você deseja saber quais são os dados que correspondem um determinado valor gerado pela tabela dinâmica, clique duas vezes sobre o valor desejado na área de dados.

O Excel exibirá todas as informações correspondentes a este registro em uma nova planilha. Estes dados copiados para a nova planilha não estão ligados à planilha original, o que possibilita a alteração deste dados sem que estes alteram a planilha original.

Caso queira exibir dados detalhes pontuais de uma tabela dinâmica, vá à barra de Tabela Dinâmica e dê um duplo clique sobre o botão Mostrar detalhe.

A caixa de diálogo abaixo será carregada. Selecione o campo que deseja conhecer os detalhes e clique em OK.

Em nosso exemplo serão exibidos todos os pedidos relacionados a um determinado fornecedor.

Essas são apenas alguns dos recursos disponíveis pela ferramenta da tabela dinâmica. São elementos de cálculos simples que podem ser explorados mais detidamente conforme a necessidade do usuário. Com o uso de tabelas dinâmicas em seu dia a dia, certamente permitirá novas descobertas.

Pratique!