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Criando consultas com Microsoft Query

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O que é?

O uso de consultas geralmente está associado à seleção ou à classificação de dados em determinadas tabelas. Ou seja, em vez de ter que importar todas as linhas e colunas de uma tabela, que muitas vezes pode conter informações desnecessárias, cria-se uma consulta com base em critérios específicos que filtrará o conteúdo de uma ou mais tabelas trazendo apenas as informações solicitadas.

No Excel, o Microsoft Query é a ferramenta responsável por estas tarefas. Ele é capaz de unir dados de várias tabelas, ordenar dados e filtrar linhas ou colunas antes de retornar estas informações para o Excel. Com a sua interface intuitiva e amigável, esta ferramenta pode ser facilmente utilizada para a realização de consultas mais complexas.

Preparando o Excel para usar o Microsoft Query

Antes de começar a criar as suas consultas com o Microsoft Query, é necessário se ater a alguns detalhes, que serão descritos abaixo:

Exemplo

Nos passos a seguir, vamos aprender como criar uma consulta com o Microsoft Query usando como fonte de dados um banco de dados do Microsoft Access.

Ao final desta consulta, tivemos como resultado uma tabela com 25 registros. A barra de movimentação de registros na parte inferior da janela do Microsoft Query permite a visualização dos dados desta consulta.

Por fim, para transferir os resultados desta consulta para uma planilha do Excel, acesse o menu Arquivo do Microsoft Query e clique sobre Retornar dados ao Microsoft Excel.

Em seguida, indique a posição na planilha que deseja colocar os dados e clique em OK.

Pronto! As informações contidas nessa consulta que acabamos de criar foram copiadas para o Excel.

Pratique!